debut d’un projet immobilier

Ce site a pour but de présenter la gestion de projets professionnels et personnels. Jusqu’a présent,  je ne parlais que de projet professionel mais voilà prochainement je vais de plus en plus parler de projet personnel de type immobilier. En effet, je suis en phase de recherche d’un bien immobilier pour réaliser du locatif.

Evidemment en “bon” gestionnaire de projet, j’ai commencé a lire pendant deux mois toutes les informations qui pouvait me tomber sous la main en matière d’immobilier, de pret, de fiscalité etc…

Apres avoir repéré par internet plusieurs biens et calculer leur rentabilité net net (apres charge, taxe et impôt), je suis allé voir une banque pour presenter mon projet et voir si cela pourrait les intéresser.  Résultat des courses, ils sont partants et proposent sur 25 ans un prêt de 200k € au taux d’interet de 3, 80% TEG sans négociation pour le moment. Évidemment, mon but sera d’obtenir moins et j’ai plusieurs atouts pour faire diminuer ce taux.

Maintenant, je vais passer a l’etape de visite de biens.

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Tenir une réunion

Au restaurant, je suis tombé sur l’image jointe accrochée à un mur et cela m’a donné envie de faire un post sur ce que je pense des réunions et comment je pense qu’il faut tenir une réunion.

Objet d’une réunion

On assiste souvent à des réunions longues avec des gens qui ne parlent pas et dont on en sort sans constater une plus value.

A mon sens, une réunion doit etre un moment de communication et non d’information. Pour faire de l’information, un mail suffit amplement.  Une reunion doit servir a faire avanver un sujet, echanger des informations et surtout faire l’objet de decision ou/et de plan d’actions.

Préparation d’une réunion

Une reunion doit etre absolument PRÉPARÉE, sinon point de salut, la réunion va partir en vrille et ne pas remplir le but d’une réunion.

Etapes :

- établir un ordre du jour clair et concis (exemple : changement de cadre dirigeant dans l’entreprise où j’étais,  l’ancien faisait des réunions sans préparation et sans cadrage et son remplacant lui envoyait des avis de réunions avec un ordre du jour précis et un horaire à respecter, je peux vous dire que cela a vite fait le tour que désormais,  il fallait etre carré et respecter les temps alloués,  sur le long terme cela a eu un effet positif.)

- établir la liste des personnes reellement necessaire a cette réunion et ceux etant facultatifs.

- preparer le compte rendu de réunion et le plan d’action en avance de phase. Ainsi, vous plongez en avance dans la reunion et ce que vous en attendez et cela vous gera gagner du temps après la réunion.

 

Pendant la réunion

Ne laissez pas les discussions commencer sans cadrage ou sans avoir présenté l’ordre du jour. Le chef de projet est le chef d’orchestre…il pilote la réunion et compile les informations reçues.

 

Attention aux personnes ayant tendance a raconter leur vie ou a se plaindre sans arrêt, il faut leur poser des quesrions precises pour avoir des reponses précises afin de prévenir toute dérive.

Il s’ agit aussi de faire attention  au temps afin de respecter les horaires de la réunion.

 

Après la reunion

Au plus vite après la réunion, un compte rendu avec le plan d’actions doit être rédigé et envoyé.  N’oubliez pas de suivre le plan d’action et que toutes les actions sont réalisées dans les délais impartis.

 

Votre capacité a tenir une réunion est sur le long terme primordial afin d’imposer votre organisation et votre leadership.

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Bien suivre son projet

Être chef de projet c’est bien, mais encore faut-il bien le suivre.

En effet, le suivi est réalisé pour deux principales raisons :
- s’assurer que le projet et les personnes y travaillant respectent les objectifs fixés et vos décisions ;
- réaliser le reporting auprès de votre hiérarchie dans les domaines financier, imputation, qualité, livrable, satisfaction Client, franchissement des jalons, sécurité (de plus en plus important et regardé dans l’industrie)…

Pour ce faire, il convient d’être méthodique afin que le suivi de projet ne vous prennes pas tout votre précieux temps, considérant la masse considérable d’informations à connaître, à collecter et à compiler.

La méthode de suivi que j’utilise est la suivante

réunion individuelle avec les responsables de tâches ou sous-projet

Cette réunion, généralement hebdomadaire, est réalisée avec les N-1 de la ligne projet (qui sont rarement des N-1 hiérarchiques), responsable des groupes de tâches ou des sous-projet. Au cours de cette réunion (pas trop formelle), un certain nombre de sujets sont passés en revue : l’avancement  des actions décidées précédemment, le franchissement des jalons attendus, les imputations réalisées, le suivi des anomalies, le bilan financier ainsi que toutes autres revue que vous estimez utiles. Pour être efficace, cette revue est réalisée via le suivi des indicateurs afin d’être précis et concis et qu’elle ne puisse être basée sur un ressenti.

Je conseille d’éviter de réaliser votre réunion de suivi en regroupant à chaque fois tous vos responsables de tâches ; les grandes messes marchent rarement et font certes gagner du temps personnel mais pas du temps projet du fait d’un manque de communication et de suivi des actions avec les N-1 projet. De plus, il n’est jamais plaisant pour un responsable de tâche de se faire “engueuler” devant les autres collègues…

Il est important de s’appuyer au maximum sur son équipe pour la réalisation du suivi projet, en particulier les adjoints qualité, financier (contrôle de coûts), sécurité etc… qui suivent, normalement, le projet en temps réel et côtoient quotidiennement le personnel intervenant. De plus, eux aussi ont certainement à rendre compte à leur hiérarchie directe de l’avancement et ont des indicateurs, il ne sert donc à rien de réaliser un travail en doublon. Au passage, vous aurez un point de vue différent sur le déroulement du projet et cela permettra en outre de tenir une réunion avec les responsables de tâches la plus courte possible.

La réunion ne doit pas durer plus d’1 heure sinon c’est qu’elle n’est pas assez synthétique.

Compilation de toutes ses informations dans un fichier unique

Toutes les actions décidées et informations transmises lors des réunions peuvent être mises dans un fichier unique de type Excel et ce afin de pouvoir suivre l’avancement du projet par rapport aux réunions précédentes. Un cercle vertueux se met ensuite en place car cela montre aux responsables de tâches qu’un suivi attentif du projet est en place et que les actions engagées seront suivies jusqu’à réalisation. Cette compilation permet aussi de réaliser plus facilement son propre reporting vers la hiérarchie.

Demandez aussi à vos adjoints d’alimenter votre fichier de suivi afin de vous faire gagner du temps.

 

Le but de cette façon de faire est de passer le moins de temps possible tout en ayant une bonne vision du projet.

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Le principe de parkinson

Nous avons vu lors d’un précédent post un premier principe : celui de Pareto (lien).

Aujourd’hui, ce post va parler du principe de Parkinson, principe très intéressant en matière de gestion de projet :

“Le travail s’ étale de façon a occuper le temps disponible pour son achèvement.”

 

Un peu d’histoire

Cyril Northcote Parkinson, ayant donné son nom à notre principe, est un britannique né en 1909 et mort en 1993. Professeur d’histoire, il a écrit son principe en 1958 alors qu’il enseignait a l’université de Malaisie a Singapour après une longue expérience dans l’administration britannique.

Ce principe résulte de travaux menés pour comprendre pourquoi l’administration britannique continuait de grossir alors que l’empire était sur le déclin.  Il peut être vrai dans l’administration mais devrait, en théorie, être inexistante dans une entreprise sous peine de faire plonger un projet. Mais, en réalité  chacun a des exemples de personnes étant comme cela et ayant tendance a meubler ces journées pour rendre le travail uniquement a la fin du délai et pas avant.

Le principe (ma vision de la chose)

Le principe tel qu’énoncé ci-dessus signifie pour nous l’importance de donner un juste délai pour réaliser une tache au personnel intervenant. En effet, si vous donnez x mois pour réaliser une tache alors qu’il en faut peut être 2 fois moins (même si c’est toujours complique d’estimer un travail dans l’industrie hors travail déjà connu et précédemment réalisé) ; en immense majorité, la tache sera réalisée dans ce délai et pas en moins.

Ce principe, clairement, est a connaître mais je trouve qu’elle est de moins en moins vrai dans l’entreprise d’aujourd’hui. En effet, je trouve que les salariés de maintenant sont plus efficace et cherche réellement à réaliser la tâche aussi vite que possible sans attendre la fin du délai pour rendre le travail. A contrario, je trouve effectivement cette façon d’être chez le personnel de la tranche d’age 50-60 ans et chez les gens peu sûr d’eux, expérience perso évidemment.

Pour identifier les gens mettant en œuvre ce principe, chercher les personnes ayant du mal a faire un reporting ou ayant du mal a prendre des responsabilités et cherchant a faire vérifier leur travail par plusieurs personnes.

Pour parer cette façon d’être, qui limite évidemment l’efficience d’un projet, je suggère de suivre attentivement ces personnes, de demander des reporting précis basés sur des indicateurs définis,  de bien ordonnancer leur travail et l’avoir bien segmenté pour éviter qu’ils aient une unique grosse tache et surtout de ne pas réajuster le délai car ce type de personne restera de toute façon sur le premier délai. Par contre, l’avantage avec ce genre de personne c’est la qualité qui est souvent au rendez-vous.

A vous de bien savoir piloter ces personnes et d’adapter au cas par cas.

Si vous voulez l’article du principe dans The economist. Intéressant a lire mais très appliqué a la fonction publique de l’époque.

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bon noël

Je vous souhaite a tous de joyeuse fête de noël et de reussir ce mini projet qu’est l’organisation du réveillon ;)

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